So einfach erhaltet ihr die Zugangsdaten
Einige Anbieter stellen die Konferenzschaltung einfach und direkt per Mausklick zur Verfügung. Der für die Telefonkonferenz notwendige Code ist entweder direkt auf der Internetseite verfügbar oder der Anbieter schickt den Code per E-Mail zu. Andere Anbieter stellen die Zugangsdaten zur Telko – kurz für Telefonkonferenz – erst nach einer Onlinebestellung des entsprechenden Dienstes zur Verfügung. Die Zugangsdaten zur Konferenz setzen sich aus einem Konferenz-Zugangscode und einer PIN zusammen. Die PIN besteht meist aus einem vier- bis acht-stelligen Zifferncode. Der PIN-Code ist der Sicherheitsschlüssel für die Telko.
Diese Angaben braucht der Telefonkonferenzanbieter
Um die passende Konferenz für Sie einrichten zu können, braucht der Anbieter, wie beispielsweise www.telefonkonferenz.de, einige Angaben von euch.
- Anzahl der Teilnehmer an der Telefonkonferenz
- Anrufer nur aus dem In- oder auch aus dem Ausland
- Wer die Kosten tragen soll
- Wie oft Sie die Telefonkonferenz nutzen wollen
- Welche Zusatzfunktionen ihr braucht, beispielsweise Webkonferenz, Aufnahmefunktion oder Websteuerung
Start der Telefonkonferenz
Das Einrichten der Telefonkonferenz geht mit ein paar Mausklicks, die Information der Teilnehmer erfolgt meist per E-Mail zusammen mit der Zusendung der Zugangsdaten. So weiß jeder, wann es losgeht und wie er sich einwählen kann. Wenn es dann so weit ist, startet ihr einfach die Telefonkonferenz, indem sich alle Teilnehmer zum vorher vereinbarten Termin einwählen. Mit den entsprechenden Tipps, wie sie bei www.gruender.de zu finden sind, gelingt eine erfolgreiche Telefonkonferenz über Kontinente hinweg. Haben sich mindestens zwei der Teilnehmer angemeldet, kann es in der Regel schon losgehen. Manche Anbieter starten die Telefonkonferenz erst, wenn auch der Moderator eingewählt ist. Das könnt ihr meist individuell beim Einrichten des „Telekonferenzraumes“ bestimmen. Dabei könnt ihr noch andere Funktionen oder Voreinstellungen wählen, um für mehr Sicherheit bei der Telefonkonferenz zu sorgen.
Gültigkeit der Anmeldedaten
Nach der ersten Anmeldung zu einer Konferenz bleiben die Daten bei den meisten Anbietern gültig und ihr könnt euch unbegrenzt einwählen, ohne jedes Mal einen Termin zu reservieren oder die Konferenz erneut anzumelden. Die Zugangsdaten sind wiederverwendbar. Dabei gibt es ein paar Ausnahmen:
- Die Einmal-Konferenz – sie ist ein einmaliges Ereignis. Nach der Nutzung der Zugangsdaten und der PINs werden diese für eine weitere Nutzung gesperrt. Wollt ihr Folgekonferenzen abhalten, müsst ihr euch erneut anmelden. Dabei weist der Anbieter auch immer auf die begrenzte Gültigkeit der Zugangsdaten hin.
- Die Event-Konferenz – dabei handelt es sich um Telefonkonferenzen, wie beispielsweise ein großes Quartalsreporting, das mit sehr vielen Teilnehmern stattfindet. Die Einwahldaten für diese Telko müsst ihr jedes Mal neu reservieren und die gewünschten Zusatzfunktionen jedes Mal neu mit dem Anbieter besprechen. Institutionen, wie die Bundesnetzagentur, nutzen ebenfalls Telefonkonferenzen, um die Arbeit für die Mitarbeiter familienfreundlicher zu gestalten, wie unter www.bundesnetzagentur.de nachzulesen ist.
- Die Sicherheitskonferenz – hier sind die Einwahldaten aus Sicherheitsgründen nicht dauerhaft gültig. Diese Art der Konferenzen nutzen beispielsweise Banken oder Politiker. Die Anmeldedaten sind nur für diese eine Konferenz gültig.
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